Viele Unternehmen versenden ihre E-Mails immer noch über interne Mailserver, anstatt die im DNS hinterlegten MX-Server zu nutzen. Auf den ersten Blick mag das vielleicht einfacher erscheinen, doch es birgt eine Menge Probleme, vor allem in Sachen Sicherheit und Zustellbarkeit.
Wenn E-Mails nicht über die richtigen Server gesendet werden, kann das dazu führen, dass diese als unsicher oder sogar als Spam eingestuft werden. Moderne E-Mail-Systeme überprüfen, ob der Server, der die Nachricht sendet, auch tatsächlich berechtigt ist, diese zu verschicken. Ist das nicht der Fall, landet die E-Mail entweder im Spam-Ordner oder wird gar nicht zugestellt. Das kann besonders problematisch sein, wenn es sich um wichtige Nachrichten handelt.
Die im DNS hinterlegten MX-Server bieten eine klare Authentifizierung und bestätigen die Herkunft der E-Mail. Wenn eine Nachricht über diese Server verschickt wird, können die Empfänger sicher sein, dass sie von einem vertrauenswürdigen Absender kommt. Das verbessert nicht nur die Zustellrate, sondern schützt auch vor Phishing und anderen Angriffen. Mit Sicherheitsprotokollen wie SPF, DMARC und DKIM wird sichergestellt, dass die E-Mail auch wirklich vom Absender stammt und nicht von einem Dritten gefälscht wurde.
Bessere Zustellbarkeit: E-Mails, die über autorisierte Server versendet werden, landen weniger oft im Spam-Ordner.
Mehr Sicherheit: Protokolle wie SPF, DMARC und DKIM verhindern, dass Dritte Ihre Domain missbrauchen, um schadhafte E-Mails zu verschicken.
Vertrauen aufbauen: E-Mails, die authentifiziert und sicher sind, wirken professioneller und stärken das Vertrauen von Kunden und Partnern.
DNS-Einträge regelmäßig prüfen: Sicherstellen, dass die MX-Einträge immer aktuell und richtig sind.
SPF, DMARC und DKIM einrichten: Diese Sicherheitsmechanismen sorgen dafür, dass E-Mails nicht manipuliert oder gefälscht werden.
Vermeiden, E-Mails über interne Mailserver zu verschicken: Lieber die offiziellen MX-Server nutzen, um Probleme mit Zustellung und Authentifizierung zu vermeiden.
Auch wenn der Versand über interne Server erstmal einfach erscheint, bringt er langfristig viele Nachteile in Sachen Sicherheit und Zustellbarkeit mit sich. Wer die richtigen MX-Server nutzt und seine E-Mails entsprechend absichert, sorgt für eine bessere Kommunikation und weniger Probleme beim E-Mail-Versand.
E. A. Göttert, CompTIA CSIE · CompTIA CSAE